経営に役立つコラム

Column

2021.09.16

中小企業はPDCA会議で変わる!効果的な業績検討会議の方法とそのポイント【後編】

前回・前々回と効果的なPDCA会議のチェックポイントに沿って、PDCA会議の「形式面」・「数値面」について説明しました。

今回は会議内容のうち「運用面」についてのチェックポイントを確認したいと思いますが、改めてチェックポイントの全体像になります。

【チェックポイント】

☑毎月決められた日時に継続実施されている
☑アジェンダ・議事録が備わっている
☑ファシリテーター(司会)がいて、参加者に発言の機会が与えられている
☑業績数値が売上から利益まで開示されている
☑予算があり、予算(計画)と実績の対比が行われている
☑予算と実績の差異に対する打ち手が検討されている
☑前月の活動内容振り返りが、数値指標をもって効果測定されている
☑発表に対し活発な意見の交換があり気付きが多い
☑会議でのフィードバックを持ち帰り、部署運営に活かしている

従業員数100名程度までの会社で、「業績検討会議」=「PDCA会議」が毎月定期的に開催され、上記チェックポイントが確実に出来ている会社はわずか数%程度にすぎません。企業成長のために必要な仕組みのひとつとしての効果的なPDCA会議の方法について、前回に続き確認して参りましょう。

PDCA会議のポイント

前月の活動内容振り返りが、数値指標をもって効果測定されているか?

毎月のPDCA会議においては、前月の取り組み状況に関する振り返りを行うことが次の行動へとつながります。しかしこの振り返りの際、明確な数値指標を持ち、数値の裏付けをもった効果測定の結果から振り返りが行われているケースはそう多くはないように感じます。

例えばある会社で今月の目標契約件数10件という数値目標を掲げたとします。またこの数値目標に対する行動予定(計画)もたてられました。この場合、1カ月後のPDCA会議においてどのような振り返りがされると効果的なPDCA会議となるでしょうか?

① 数値目標に対し〇%達成できたか?
② なぜ〇%達成となったのか?
③ 具体的にどのような行動が実施されて数値に結び付いたのか?

上記①~③が数値指標を用いた振り返りの例となりますが、ここで行動を数値分析し、その効果が測定されているとより深い振り返りが可能となります。ここで目標契約件数に対する達成度合いを結果指標というのに対し、結果に至るまでの行動そのものを数値化し表したものをプロセス指標といいます。

上記の例では契約件数の手前の行動、たとえば①問い合わせ件数②アポイント件数③面談件数などがプロセス指標の例となりますが、継続的に効果測定し続けること及び分析・振り返りの機会の少なさが中小企業の典型的な弱点であると感じます。PDCA会議を通じ、数値指標をもって効果測定を実施し続けることが業績向上の近道です。

発表に対し活発な意見の交換があり気付きが多いか?

PDCA会議の成否は、会議において気付きが多いか否かにあると言えるでしょう。では気付きの多いPDCA会議にするために必要な要素は何でしょうか?

以下の3つがポイントとなりますので確認していきましょう。

① ファシリテーターの役割

中小企業はPDCA会議で変わる!効果的な業績検討会議の方法とそのポイント【前編】で説明した通り、PDCA会議におけるファシリテーター(司会者)の役割は極めて重要です。会議を遅滞なく、かつ、参加者すべてに発言の機会が与えられるよう進行する技術が求められます。時には議題を深く掘り下げ、ある時には意見を取りまとめるちからも必要となります。

また決定権者がファシリテートすることは避け、ディスカッションを通じて知恵の総和が生まれるよう、更には参加者から発表者へのフィードバックコメントを通じ発表者へ気付きを与えることが出来るとベストなファシリテーションといえるでしょう。

② フィードバックコメントを得やすい適切な資料作成と発表

資料の状態と発表の仕方もポイントとなります。ポイントが明確で見やすい資料はそれだけ参加者の活発な意見交換につながります。また発表の仕方や発表時間にも十分留意し、簡潔にかつ時間を意識した発表が参加者の集中力と思考力を高めます。参加者の共通認識が図れる用語を用いることもポイントです。

③ 参加者自身の当事者意識

各部署の発表に対し、参加者自身が当事者意識をもって聞く姿勢をもつことが重要です。自部門以外の部署に関心をもち、自部門との共通点や相違点、部署間連携が図れる取り組みなどを見出すよう当事者意識をもって参加することが大切です

会議でのフィードバックを持ち帰り、部署運営に活かしているか?

PDCA会議を実施した際に大切なことは、【C】チェックのあとの【A】アクションにあります。会議内容やフィードバックコメントをもとに、翌月の行動計画をどう修正し取り組むか、【A】アクションの意味には再行動のほかに軌道修正も含まれます。軌道修正した計画をもって、PDCAサイクルをより短時間で回していくことこそPDCA会議の目的であり、到達点といえるでしょう。

PDCA会議を効果的に活用し、目標業績達成に近づけて下さい。
中小企業の「PDCA会議」・「業績検討会議」の運営でお困りの際は、お気軽にご相談ください。

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