経営に役立つコラム

Column

2021.07.26

中小企業はPDCA会議で変わる!効果的な業績検討会議の方法とそのポイント【前編】

従業員数100名程度までの会社で、「業績検討会議」=「PDCA会議」が毎月定期的に開催されている割合がどの位あるかご存じでしょうか?

私の経験上、下記要件を満たす会社はせいぜい5%程度ではないかと感じています。
定期的な「業績検討会議」=「PDCA会議」に必要なこととして下記のポイントが挙げられますので、まずはチェックしてみましょう。

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チェックポイント

☑毎月決められた日時に継続実施されている
☑アジェンダ・議事録が備わっている
☑ファシリテーター(司会)がいて、参加者に発言の機会が与えられている
☑業績数値が売上から利益まで開示されている
☑予算があり、予算(計画)と実績の対比が行われている
☑予算と実績の差異に対する打ち手が検討されている
☑前月の活動内容振り返りが、数値指標をもって効果測定されている
☑発表に対し活発な意見の交換があり気付きが多い
☑会議でのフィードバックを持ち帰り、部署運営に活かしている

すべてが出来ているというかたは、以下を読まれる必要はないでしょう。PDCA会議をしっかり継続し続けて下さい。しかし出来ていない項目があるかたは、ぜひ以下の内容を参考に効果的なPDCA会議の実施と継続を目指される必要があるかと思います。
今回は企業成長のために必要な仕組みのひとつとしての効果的なPDCA会議の方法について考えてみましょう。

PDCA会議のポイント

決められた日時に実施されているか?

毎月第〇営業日の〇〇時から等、開催日時を定め継続実施できているでしょうか?当然実施前に準備が必要ですので、関係部署への告知や会議資料の準備をする必要が生じます。

報告・検討すべき数値が期日に間に合わないなど実施に際しての前提条件が整っていないケースや、現場実務が多忙との言い訳で定期開催できないケース、あるいは経営者自身が会議よりも他の業務を優先し決めた日時が守られないなど出来ていない理由を探してみましょう。この出来ていない理由を明確にすることが実施に向けた第一歩です。

アジェンダ・議事録が備わっているか?

会議の目的や議題・タイムスケジュールが記載されたアジェンダが作成されていないケースも中小企業において目立ちます。会議目的・内容が明確でなく、思いつきの内容になっていないでしょうか?これでは参加者の時間を無駄に使うばかりです。アジェンダを作成し、会議前に事前配布することで参加者が会議の目的・内容を理解したうえで参加することが可能となります。

また会議の議事録も必須です。議事録には発言内容のほか決定事項や次回までの課題などを、3W(誰が(Who)、何を(What)、いつまでに(When))で簡潔に記載します。この記載事項の達成度合いを効果測定し続けることが、PDCA会議のなかでも業績達成に向けた重要ポイントとなってきます。

ファシリテーター(司会)がいて、参加者に発言の機会が与えられているか?

PDCA会議におけるファシリテーター(司会者)の役割は極めて重要です。会議を遅滞なく、かつ、参加者すべてに発言の機会が与えられるよう進行する技術が求められます。時には議題を深く掘り下げ、ある時には意見を取りまとめるちからも必要となります。

また決定権者がファシリテートすることは避け、ディスカッションを通じて知恵の総和が生まれるよう、更には参加者から発表者へのフィードバックコメントを通じ発表者へ気付きを与えることが出来るとベストなファシリテーションといえるでしょう。

次回は、PDCA会議のポイント 【中編】をお送りします。

中小企業の「PDCA会議」・「業績検討会議」の運営でお困りの際は、お気軽にご相談ください。

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