経営に役立つコラム

Column

2020.12.08

パート・アルバイトがぐんぐん育つ!トレーニングシステムの作り方

前回はパート・アルバイトの育成の仕組作りの進め方をみてきました。今回からはより具体的にみていきましょう。(図1)

トレーニングシステムの作り方手順

パート・アルバイトのトレーニングシステム作成の順番です。

ステップ1:業務の洗い出し
ステップ2:初期トレーニング業務の整理と初期トレーニングシートの作成
ステップ3:初期トレーニング活用ルールの策定と活用
ステップ4:トレーニングシステム全体図の策定と活用
ステップ5:賃金制度の設計

それではステップ1からより詳細に進め方を見ていきましょう。

ステップ1:業務の洗い出し

最初に行うのは「業務の洗い出し」です。店舗での全ての業務を洗い出します。付箋紙1枚に一つの業務を記入する、またはエクセルソフトを用いて業務を洗い出していきます。(図2)この時にできるだけ考えられる業務を全て出します。一度だしたならば整理をして別日に内容確認を行います。別日に行うことで業務内容の漏れや抜けを発見しやすくなります。

ステップ2:初期トレーニング業務の整理と初期トレーニングシートの作成

次に行うのは業務の洗い出しを行った項目からパート・アルバイトが入社して最初に覚える業務を抜き出します。教える人(トレーナー)がつかずに一人でできるようになってもらう最低限の業務を抜き出します。

各社の考え方によりホール業務とキッチン業務と分けて作るか、合わせるかを選びます。最初ホールとキッチンと分けているのであれば、分けて初期トレーニングシートを作成します。最初からホールとキッチン両方を行っているのならば、合わせた初期トレーニングシートを作成します。(図3)

初期トレーニングシートは業務の項目だけでなくチェックができるようにすると効果的です。チェック内容は①知っている②わかっている③できる④継続してできるの4段階でみるとそれぞれの業務が今どの段階かがわかりトレーニング効果が高まります。

最初に何を覚えてできるようになればよいのかをこのシートを使うことによって教わる側が理解することができます。また、教える側(トレーナー)も今どこまでできていて次に何を教えればよいのかが一目でわかります。教え忘れや漏れ、反対に二重に教えることがなくなります。

ステップ3:初期トレーニング活用ルールの策定と活用

初期トレーニングシートを作成したならばルールを決めます。ルールがないと初期トレーニングシートは機能しません。ルールとツールがあってはじめて「仕組み」になります。ルールはいつ確認するのか、誰が確認するのかを決めていきます。
例えば

①オリエンテーションの際にこのシートを教わる側(新人スタッフ)一人ひとりに一枚渡して最初に何をしていくのかを伝える。

②実際に店舗でのトレーニングの際にはその項目を教えた際には「教えた」に教える側(トレーナー)が教えた日付と自分の名前をサインする。

③教わる側(新人スタッフ)に教えたことを理解したかを確認する。理解したならば「理解した」に教わる側(新人スタッフ)が日付と自分の名前をサインしてもらう。

④できているかどうかは必ず教える側(トレーナー)が目で見て確認する。できているときには「できた」に教える側(トレーナー)が日付と自分の名前をサインする。

⑤2週間確認し継続してできているならば教える側(トレーナー)が日付と自分の名前をサインする。

⑥全項目が④継続してできるまでになったならば店長へ報告する。
このルールは各社の状況に合わせて決めていくとよいです。現場負担が重くならないように設定すると継続して運用されるようになります。

初期トレーニングシートはシンプルですが初期トレーニング時にとても効果的です。口頭だけでは教え忘れや重複してのトレーニング等ムダやムラがでます。また教わる方も全体像がつかめず教わっても忘れやすくなります。口頭だけでなく、文章で見える化して相手に伝えることが大切なのです。

次回は次のステップ「ステップ4:トレーニングシステム全体図の策定と活用」を見ていきましょう。

<ポイント>初期トレーニングの仕組みでトレーニング効果を高めること!

落合嘉寛

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