経営に役立つコラム

Column

2021.01.28

整理した仕事をトレーニングツールへ!

前回は「業務の洗い出しと整理」を見てきました。全ての業務を洗い出し、役職ごとに整理することを行いました。今回はその整理した内容をどう活用するのかを考えていきます。

整理した業務の確認

前回整理した業務内容をエクセルで一覧表にします。改めて全体を確認し役職ごとに必要な業務かどうかの確認と抜け、漏れがないかをみてください。現時点で大丈夫であれば次に進みます。進めていくうえでの業務の見直しをするのは問題ありません。都度見直してください。

現在の働いている人での確認

業務内容を表にしていきます。(図1・図2)
表にしたならば現在の働いている方々で一度項目ごとに確認します。

確認するときには名前と役職名を記入しそれぞれの項目ごとにどの段階かをみていきます。段階を見る際には「能力の5ステップ」で確認します。(図3)

例えば知っている段階ならば「1」を、できる段階ならば「3」をというように記入していきます。「1知っている」⇒「2理解している」⇒「3できる」⇒「4継続してできる」⇒「5教えることができる」の順番でみていきます。もし「知っていて」「できた」としても「2理解している」がまだであればその項目の段階は「1知っている」です。必ず段階ごとに見ていきましょう。もしその項目を知らないならば段階の箇所は空白にします。これで一度全員つけてみてください。(図4)

業務の役職ごとの整理

全員付け終わったら再度役職と項目(業務内容)が合っているかどうかを考えてください。また全員ができていなかったとしてもその項目がその役職で必要と考える場合はそのままにします。全ての役職の全ての項目を確認します。

トレーニングツールへ

全ての項目を確認して大丈夫であればそのままトレーニングシートにします。育成評価制度を運用する際にはこのトレーニングシートを用いていきます。
次回はこのトレーニングシートの活用法をみていきましょう。

<ポイント>整理した業務内容を今働いている方々で確認すること!

落合嘉寛

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落合嘉寛

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