経営に役立つコラム

Column

2021.08.20

【Q&A】PDCAがうまく回りません。どうしたら回るようになるでしょうか?

多くの方からいただいているご質問にお答えしていきます。

<今回のご質問>
社内でPDCAを回し改善をと思っています。実際にやろうとしたのですが、PDCAがうまく回りません。どうしたら回るようになるでしょうか?

PDCAを社内で回すためには「仕組み」と「教育」、この2つが必要です。逆に言うと、この2つがそろっていなければPDCAは回りません。

【動画】PDCAが回らない!

PDCAを回すには「仕組み」が必要

仕組み化するには「ルール」と「ツール」の二つが必要です。

「ルール」

まずは、PDCAをいつ、どのように運用するか、そのルールを決めましょう。
例えば、月1回、第1週の水曜日に営業会議を行う、参加者は〇〇…、などです。このように決めごとがなく、ただPDCAを回そうと思っても回りません。
振返って(C=評価)、どういう打ち手をするか(A=改善)、そして具体的にどうするのか(P=計画)について、毎月共有し知恵を集める場を作ることが大切です。

「ツール」

共有する場のルールが決まったら、その中で使う報告書や取り組みシートなど、PDCAを見える化したツールが必要です。各人の振返りによって見えた良い点・課題点、それに対してどのような打ち手をするか、それを具体的に誰がいつ何をするか、これらを1枚のシートにまとめていきます。

PDCAを回すには「教育」が必要

仕組みを作れば回るかというとそうではありません。冒頭で申し上げたように、「仕組み」と「教育」がセットで必要になります。つまり、仕組みと同時に、PDCAを回せる人財を育成しなければなりません。

PDCAを回していくのは、部署の責任者や、店舗であれば店長などです。つまり管理者ということになります。管理者がPDCAを回そうと思った時に、ぶつかる3つの壁があります。この壁をクリアするように教育していく必要があります。

第1の壁

管理者が、自分の担当している部署やお店の良い点・課題点を捉えていない、または大まか、抽象的・感覚的であるというケースがあります。つまり振返りが弱いということです。PDCAのスタートであるC=評価、振り返りが弱いと、PDCAはうまく動きだしません。

第2の壁

良い点・課題点を捉えたとしても、その中で改善内容の優先順位がついていない、またはズレているケースがあります。優先順位の低い改善内容に対して、打ち手をいくら打っても、結果はさほど変わらないでしょう。

また、良い点・課題点は部署、お店ごとにたくさんでてきます。その中で、一番良い点はどこか・一番の課題点はどこかを挙げ、その一番の課題に対する打ち手になっているかをしっかりと確認しましょう。課題点と打ち手がつながっていないとPDCAはうまく回りません。

第3の壁

振返りでとらえた一番の課題に対して打ち手を決めても、そのあと具体的に組み立てられない、というケースが第3の壁です。組み立てるとは、誰が、いつ、何をするかを具体的に決めることです。ここが抽象的なままだといつまでも行動に移せません。

このようにPDCAをまわそうとするといくつか止まる壁があります。それを乗り越えるために管理者の教育が必要です。

PDCAを回せる人財(管理者)を育成するための具体的な方法

(1)振返り⇒改善⇒組み立て

まずは、報告書や振返りシート、営業シートなどツールを使って、自分の部署(店舗)の振返り(良い点・課題点)、打ち手、具体的な組み立てを見える化してもらいます。

(2)発表

見える化した内容を会議やミーティングの場で発表してもらいましょう。

(3)知恵を集める

発表に対して、周りの人たちからの質問や提案をします。

(1)~(3)の流れを繰り返していくことによって、PDCAを回せる人になっていきます。これは1回で見につくものではありません。何度も繰り返して訓練していくことで精度が上がっていきます。継続していきましょう。

PDCAを回すには、「仕組み」と「教育」が必要です。仕組みとは、会議やミーティングのルールと、報告書や振返りシートなどのツールです。また、PDCAを実際回す管理者を育てていくことを同時に行います。この2つを継続的に行うことでPDCAは回り始めます。さっそく取り組んでみてください

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